番禺职业技术学校采购易度文档管理系统

1.1   电子文档分散、甚至丢失

学校各部门，包括行政部、后勤部、教学部、招生部等，都存在各自的一些文档资料。

由于缺乏统一的管理，文档没有集中存档，一些文档甚至丢失。

文档，做为是学校最重要的智力资产，迫切需要有一个安全可靠的存储中心。

1.2   外发文档管理混乱

目前文档的发放过程没有经过严格的控制。一些文档没有经过上级审核，就发出去了，造成不好的影响。文档相关人员信息不对称，沟通不畅。

学校迫切需要对正式文档的发布进行控制，加强文档撰写者、审核者、使用者之间的沟通。做到仅仅通过审核发布的文档，发放出去。

1.3   文档查找难

文档现在存放在windows共享文件夹中，缺乏快速高效的文档查找途径。大量时间耗费在文件查找上，工作效率低下。

1.4   权限控制繁琐

windows才有集中的授权机制，这导致授权过程必须经过专业IT管理人员，到这授权维护成本高，

1.5   纸介质文档借阅管理繁琐

现在很多外部来的文件资料是纸介质的，难以查阅和保存，难以搜索，分发的成本也非常高。

学校需要将纸介质文档电子化，纳入文档管理系统进行管理。 这样，可以解决文档在存储、查找、借阅、分发过程中的诸多问题。

1.6   分学期对文档进行存档

文档资料的管理，应该分学期管理。一旦学期结束，相关文档应该存档起来，禁止修改。

1.7   音频和视频教学资源需要得到集中有效的管理

学校有大量的教案、音频和视频教学资源，需要分类管理起来，方便下载使用，最终实现整合教学资料，完善教学质量。

1.8   科研课题难以管理

在日常教学工作外，还有很多科研课题。科研课题的小组人员可能来自不同的部门，要求在指定的时间内完成课题。

公司领导难以得知课题进展的最新信息，课题组员协作困难，沟通不畅，课题管理不力，执行力不够。

1.9   跨部门的协作困难

学校很多工作，是需要多个部门的人一起来完成的。

跨部门的工作，存在沟通不畅，协作困难，执行不力等问题。

1.10   工作计划难落实，部门工作难考核

围绕学校的总目标，学校每个学期、每个月都有个工作计划，各个部门也有自己的计划。

计划的传达发布、执行，最终总结评定，是考核每个部门工作的重要手段。但是现在缺乏支持整个流程的有效途径。

1.11   教学相关任务执行力不够

普遍的公立学校存在着工作管理困难，执行力差等问题.

现在任务的执行靠人去盯，管理异常繁琐，而且执行者可能产生负面的情绪。很多工作推不下去。

1.12   工作难考核

教师每日、每周、每月的工作情况不明确，难以了解工作中存在的问题并进行调整，上下级的沟通不畅，对教师进行有效的考核。

2.1   建立集中可靠的文档存储中心

所有文档存放在服务器上，提供友好的web访问界面，通过文件夹树来导航或者通过全文搜索，可轻松找到需要的文件。

文档直接存放在文件系统中，才有开放的格式，免费提供开源的访问包，可方便进行扩展开发，从而解除对供应商的依赖。

存储硬件上可用多个磁盘镜像，并每天进行备份，确保数据不丢失。

2.2   用受控文件夹来确保文档审核

易度提供了受控文件夹，专门用于管理学校的重要文件的管理。受控文件夹中：

1. 可设置文件夹内文件的审核人
2. 在受控文件夹中上传文件，自动发送邮件通知上级审核人员
3. 上级审核后，文件处于发布状态，这时候才在文件夹中显示出来。

在受控文件夹中，通过流程的控制，可解决文档外发的混乱状况。

2.3   使用概览页面了解最新文档动态信息

进入系统，首页是一个概览也没，包括最需要关注的一些动态信息：

• 需要我审核的文档
• 学校最新发布的文档
• 我最近提交的文档

这些信息推送给老师，方便了解最新的文档动态信息

2.4   借用文档管理来管理教学资源

老师提交的教案,音频、视频等，其实也就是类似文档的另外一种电子内容，其管理和文档非常类似。

教师可直接将教学资料放在平台上，相互共享下载，以便老师进行方便快捷的教学工作。

2.5   分学期进行存储文档资料

可按照学期为单位，分文件夹对文件进行存储。

一旦学期结束，去除该学期文件夹的修改权限，资料永久存档了。新学期到来，再开设新的文件夹去存放文档。

2.6   集成文档扫描和识别设备，纸介质文档电子化管理

购买支持OCR功能的扫描设备，可将纸介质文档电子化，导入系统中。导入的时候，可以自动建立文本文件和映像图片文件之间的关联关系。

这样通过全文搜索，可以找到OCR后的文本文件，同时根据关联关系，可以找到原始的图片文件。

2.7   使用易度计划来规范各个部门的工作

易度计划是供管理者使用的，用于从宏观上对工作进行规划，分解为任务，落实下去，并进行总结，最终透明化、公开化工作的执行，对各个部门、各项事宜的执行进行控制。

2.8   使用易度任务，提升执行力

易度的任务功能，解决了传统的由专门的人盯任务的种种弊端，通过电脑自动化的进行管理任务。

将整个教学任务分配给老师，使用软件去进行人员任务的管理、提醒，最终以改善公立学教教师执行力差的情况。

2.9   使用工作报告来辅助教师的管理和考核

易度报告，是供基层教师使用的，向上级报告工作情况、上级对下级进行评价的工具。

分日报、周报和月报：

• 通过日报，管理者可了解到工作进展情况，对存在的问题及时反馈；
• 通过周报，员工对自己的工作可以进行及时调整，了解下周的工作重心；
• 通过月报，领导者可以辅助对员工哦功能进行考核；

2.10   用项目的形式来管理科研小组

科研课题，实际上就是一种项目。

可以组建某些教学科研小组，邀请多人一起进行讨论，协作完成教学课题探究。

上级领导可了解到项目的进展情况，课题负责人可分配任务，组员之间进行文档共享和沟通协作。