云南某部队构建防泄密文档库

决策背景

由于工作人员增多，以及以上级或其他部队部门间的文书联系日益密切。云南某部队在多年的发展中，所积累的电子文档急剧增加。如何安全地管理核心文档？如何规范、灵活地共享相关的公开文档？

但是，目前部队当中知识文档管理是比较传统的，日积月累的海量文档文件还分散存储在个人电脑上。

• 各部门间的文件信息传递，主要是邮件，文件传输，打印等方式，很不方便，需要实现更便捷的共享
• 文档文件分布散乱，不易搜索查看，无法进行版本管理，无法肯定文档的正确与否，影响严重
• 防泄防盗监控不到位，信息安全得不到保证

解决方案

• 构建管理系统，集中统一管理所有文档文件
• 采用FRS存储文件，简单、透明、安全
• 系统加入更多功能，如：全文检索、版本管理比较等，以提高文件信息的共享性和正确性
• 加入防泄密方案，并在服务器端实现加密，同时控制文档的入库和出库安全，降低文档泄密的风险

实施效果

• 加强了沟通协作，文件取用更方便的同时，也得到更有效的防护
• 信息的传递变得更简单和安全
• 可以很方便地检索到所需的文档，节省时间
• 集中存储了多年积累的文档，组织管理就可以更规范