概述
设计院是知识密集型企业，以知识管理为核心。 设计单位已普遍采用计算机进行工程设计制图和相关设计文件的编制，积累了大量的电子文档。但对这些电子文档的管理，则还处于比较原始的状态。如何解决文档的集中安全储存、组织分类管理、快速安全检索等关键问题成为设计研究院的共识。
而且，设计院的一个员工可能同时参与多个项目，同时一个项目可能涉及多个部门多个专业人员的协作完成。在常规矩阵管理框架下，如何有序的进行文档协同是很多企业碰到的问题。同时，时间越来越短的项目周期，给企业的项目团队带来时间压力，因此有效的沟通和迅速解决问题的能力显得尤为重要。
润普公司针对设计研究院上述存在的问题，提供有针对性的设计研究院行业文档管理解决方案。首先，易度文档为设计院提供一个集中存储的环境，帮助设计院安全可靠的储存、传输和共享文档。其次，帮助各设计院高效的组织、获取、查看、重用、发布各类工程相关文档，进行有效协作，全面提升对各类文档需求的响应速度，并有效解决上述文档管理难题，从而确保工程项目的顺利进展，降低进度延迟的风险。最后，依靠强大的工作流引擎把项目过程中的各环节相关人员（企业领导、项目经理、设计员、专业工程师、商务专员等）紧密地联系起来，进行规范化的文档管理和高效的文档协作。
行业应用的主要特点
- 集中储存海量设计文档，并提供文档加密和严格的安全防护
- 系统支持集中储存和分布式储存两种灵活的储存方式，设计文档数据直接储存在硬盘中，可无限扩容。同时，还为单个文档提供加密功能，以确保文档的安全防护。
- 文档签入/签出和版本管理
- 设计师、工程师们等可以通过使用易度的外部编辑器，进行在线修改文档。当有人在修改时，文档会自动加锁，编辑保存后会自动解锁。通过外部编辑器可以实现文档签入与签出。系统还提供强大的文档版本管理功能，除了可以让同一文档上传多个版本外，还可以通过定版功能，固定文件版本。最后，可以选择两个不同的版本进行版本差异比较，从而更加方便修改与协作。
- 文档流程管理与审核
- 需求分析—>初步设计方案—>设计提案—>设计审批—>校对—>出版或执行 可通过易度的文档流程，把设计方案的以上步骤、环节、人员等直接植入文档审批系统中，实现设计方案等文档管理自动化、流程化。
- 设计科研资料的安全、快速检索
- 系统提供多种方式的检索，除了支持全文检索外，还支持搜索后结果筛选、文件夹内搜索和高级搜索。同时，为了让查找文档资料更加简单，还可以利用标签组进行筛选文档，快速定位文档。当然，以上的搜索结果都是在有权限的范围内列出，不可以搜索到未共享的文档和无权限查阅的文档。
- 多级权限控制，防止资料泄密
- 由于设计作品、专利等文档的重要性，易度文档已为设计院设置了一套完善的权限控制体系，防止文档资料泄密。易度文档可针对系统、每个模块、每个文件夹、每个文档进行单独的授权，包括10个用户角色、6级的查看控制。
- 支持文档附件和文件关联
- 每一个文档都支持添加附件的功能，可清楚显示主文件与附件的主次关系，以方便设计院协同编写重要的文档：例如设计方案、实施方案等。同时，可通过文档的编号，实现文件关联。一个文件可关联多个相关的文件。
- 支持多种消息提醒和通知方式
- 设计院的同事可以通过系统的消息中心、弹出消息提醒框、电子邮件、手机短信等进行信息传递和交流。不仅快捷方便，而且节省了通讯费用。
- 配置审计机制，追踪文档操作历史记录
- 系统用户对文档的所有操作都会自动记录在文档的操作历史中，包括文档的修改、权限分配、移动、复制、下载、打印、上传新版本、删除、还原等所有操作都会记录在系统中。 管理者可通过操作历史，查询所有用户在各时间段内的所有操作。
- 误删还原，自动备份
对于设计研究院这样的知识性企业，文档管理系统的可靠性非常重要。如果因为故障，导致无法访问文档或者文档丢失，将是致命的损失。易度文档为解决此问题，实现了以下功能:
- 采用RAID 0双硬盘镜像存储阵列，避免硬盘故障导致的数据丢失。
- 采用网络磁盘每天自动备份，可恢复到历史备份数据。
- 所有删除数据进入回收站，可避免误操作导致的数据丢失。
- 不被软件绑定，即便脱离易度文档管理系统，仍然可以直接通过文件系统访问这些文档。
行业内的应用点
- 图纸管理（AutoCAD 、Solidworks设计图纸等）
- 方案管理（设计规范、设计方案、实施方案等）
- 报告管理 （项目计划书、阶段报告书、项目总结报告等）
- 产品资料管理（计算书、说明书、产品手册等）
- 图片管理（效果图、宣传图、参考设计图等）
- 数据存储（财务数据、应用数据等）
研究行业典型案例
国机集团通用机械研究所－文档资料管理系统
合肥通用机械研究院（原合肥通用机械研究所）是直属中国机械工业集团公司的多专业综合性国家一类科研院所。主要从事石油化工、化肥、电站、环保、燃气、船舶等行业通用机械、化工设备及专用机电设备的设计开发、制造、检测和相应的工程承包、工程监理、设备成套。
广州润普为中国机械工业集团通用机械研究所进行文档管理系统建设，系统涉及多个部门。易度帮助机械研究所实现的文档的集中存储，方便文档的共享和查看。存档全部的项目资料.建立项目自动化的流水线，各个部门通过系统，能够非常平滑的协同工作。根据严格的权限控制其员工的查看范围和搜索范围.此系统的建立,大大优化了公司的项目管理水平，加快了项目进展效率，更好的存档和管理了项目知识资料，得到客户的好评。
新疆铁道勘察设计院-设计文档管理库
铁道第一勘察设计院新疆分院，原名铁道第一勘察设计院乌鲁木齐分院，2003年11月，从铁道部划入中国铁道建筑总公司。先后承担了兰新铁路、南疆铁路、北疆铁路、青新铁路、兰新铁路复线、南疆铁路西延工程、精伊铁路初测、中吉乌国际铁路等国家长大铁路干线的勘察设计任务。是一家以设计勘察为主的科技型企业.
广州润普为新疆铁道勘察设计院提供易度文档管理和易度项目管理系统,通过信息化的手段为设计院解决在项目管理和文档管理过程中遇到的难题: 项目无法监控,项目文件分散,项目成员工作难以分配和考核等核心问题. 利用易度系统可简单,便捷地实现项目的过程监控管理,文档的集中存储和共享,员工的任务明细分配,项目的计划进度一目了然.大大减轻了多项目管理,交叉管理地项目管理负担.
上海来益生物药物研究开发中心-医药研发文档管理系统
上海来益是浙江医药股份有限公司于2010年1月日在杭州与中国药科大学、北京大学药学院和自然人金志华博士等签署了共同发起设立的.中心主要是开展具有自主知识产权的生物药物产品的研究和开发，同时将作为硕士、博士培养基地.
广州润普为上海来益公司提供医药研发项目管理和文档管理系统,在中心内部建立起研发项目的监控跟踪系统和研发相关的资料库,为各个项目成员提供详细的任务分配和项目跟踪信息,节约沟通的成本,促进中心内项目协作的稳定发展. 同时,为医药项目的文档提供一个安全可靠的保险箱,根据细致的权限进行划分人员的权限.防止研发资料泄密.
